Politica General Sagrilaft

GRUPO MAYORISTA S.A.S

Establece los parámetros en materia de gestión para la prevención y control del riesgo integral de lavado de activos , financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, con el fin de minimizar la posibilidad de que a través de las distintas actividades desarrolladas por la empresa se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos, se financie el terrorismo  o indirectamente se use como un instrumento para el ocultamiento, manejo,  inversión    o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas.

Las siguientes directrices internas están dirigidas a cumplir rigurosamente las normas y legislación vigente:

·        Grupo Mayorista S.A.S, está comprometida en la lucha contra del lavado de activos, financiamiento del terrorismo, y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, por lo tanto, dará estricto cumplimiento a las normas que le apliquen dentro del marco legal vigente, colombiano y las recomendaciones internacionales del GAFI, GAFILAT y otros organismos similares.

·        El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM será de conocimiento de todos los colaboradores de la empresa.

·        Grupo Mayorista S.A.S, impulsará internamente un abierto rechazo hacia cualquier actividad delictiva o conducta que implique actividades de lavado de activos, financiación del terrorismo, o financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, buscando evitar que en el contexto interno de la empresa se lleven a cabo conductas que tengan por objeto o como efecto, la colocación de dinero o capital, el ocultamiento de fondos o la integración de fondos incluidos                     en delitos de LA/FT/FPADM.

·        El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM  aplicará en el contexto interno y externo de LA EMPRESA, tanto en lo misional como en los procesos de apoyo administrativo, y será de conocimiento de todos los colaboradores.

·        Todas las operaciones, negocios y contratos que adelante Grupo Mayorista S.A.S se ajustarán a la política y procedimientos dispuestos en el Manual del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva SAGRILAFT y demás normas internas que regulen sobre las fuentes de riesgo de LA/FT/FPADM, de lo contrario no se tramitarán.

·        Grupo Mayorista S.A.S, solo tendrá una relación de negocios con clientes, proveedores y/o terceros que cumplan con los procedimientos de vinculación o actualización de información definidos sobre la prevención del riesgo Integral de LA/FT/FPADM. Incluyendo cualquier excepción mencionada en el MANUAL.

·        Grupo Mayorista S.A.S, prohíbe terminantemente el establecimiento de relaciones comerciales con personas naturales o jurídicas que tengan nombres ficticios o nombres inexactos.

·        Grupo Mayorista S.A.S, guarda reserva de la información reportada a las autoridades competentes, así como la información utilizada para el análisis de operaciones inusuales y sospechosas.

·        Los accionistas, miembros de la Junta Directiva, empleados, clientes, proveedores y demás terceros vinculados, se comprometen con Grupo Mayorista S.A.S, a guardar absoluta confidencialidad respecto a la información que se elabore y distribuya con relación a la prevención y control del riesgo integral de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, salvo requerimiento de las autoridades competentes.

·        Los empleados se comprometen con Grupo Mayorista S.A.S, a participar en los programas de capacitación anual sobre la prevención y control del riesgo integral de lavado de activos, financiación del terrorismo, y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, una vez al año, las cuales se realizaran cuando se requiera, serán bajo la coordinación de gerencia general, gestión de riesgos y el oficial de cumplimiento.

·        El diseño del Sistema estará bajo la supervisión y dirección del oficial de cumplimiento. El representante legal y la junta directiva, deberán disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarias y requeridas para que el oficial de cumplimiento pueda desarrollar sus labores.

·        El oficial de cumplimiento estará a cargo de diseñar, las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM que formarán parte del SAGRILAT, así como de realizar la evaluación de los riegos a los que se encuentra expuesta la empresa.

·        Sera función del oficial de cumplimiento realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes, conforme lo establezca dichas normas.

·        La implementación y ejecución del sistema está en cabeza del Gerente General, sin embargo, debe ser aprobado por la Junta Directiva.

·        Los Empleados de Grupo Mayorista S.A.S, que se relacionan directamente con los clientes, proveedores y/o terceros deben asegurarse que se cumplan los procedimientos establecidos y se suministre toda la información requerida según las negociaciones que se lleven a cabo, asegurándose de documentarla según las directrices establecidas.

·        La empresa es autónoma para tomar decisiones de rechazo, exclusión o desvinculación de clientes, proveedores, empleados y/o terceros.

·        Los conflictos de intereses que puedan presentarse en el desarrollo del objeto social de la empresa  se tratarán de acuerdo con lo establecido en el manual de SAGRILAFT, con miras a dar transparencia en  las actuaciones de LA EMPRESA.

·        Se controlará en forma detallada las operaciones en que intervengan personas que manejen recursos públicos, tengan algún grado de poder o reconocimiento público, definiendo para estos casos procedimientos particulares para el control y monitoreo de los mismos.

·        La identificación de los riesgos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva de Grupo Mayorista S.A.S, estará a cargo de todos los empleados, y serán reportados a través de los responsables de cada área al Oficial de Cumplimiento o a quien se designe en los procedimientos internos de  Grupo Mayorista S.A.S.

·        El acatamiento de las disposiciones establecidas para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva al interior de la empresa tiene carácter obligatorio. Lo anterior en la medida en que los cumplimientos de estas disposiciones permiten detectar operaciones sospechosas e inusuales asociadas con la canalización de recursos de origen delictual o el ocultamiento de activos provenientes de actividades ilícitas.

·        La entidad debe adecuar a los nuevos productos o servicios los controles en temas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva  antes de ofrecerlos al público; por lo tanto es de vital importancia dar a conocer con antelación al oficial de cumplimiento todo tipo de información sobre nuevos proyectos, alianzas o negociaciones.

·        Manejar la información de los empleados con la más estricta confidencialidad, siendo esta revelada a terceros únicamente como consecuencia de una regulación, de un estatuto, de un proceso legal apropiado o en el cumplimiento de las inspecciones o requerimientos de entidades de vigilancia y  control         debidamente autorizadas.

·        La documentación asociada a los riesgos, análisis e investigaciones relacionadas con la prevención de LA/FT/FPADM de Grupo Mayorista S.A.S, estará a cargo del Oficial de Cumplimiento, en coordinación con el Área de Riesgos de la Compañía y Gerencia General.

·        El oficial de cumplimiento deberá velar por el adecuado archivo de los soportes documentales del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM y demás información relativa. En cumplimiento a lo estipulado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 la conservación y archivo de estos soportes                                 documentales será por un período de diez (10) años. Lo anterior aplica para contrapartes activas e inactivas.

·        En los dos anteriores casos, se garantizará la integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad y eficiencia de la documentación. Para el efecto, toda la información aquí suministrada se guardará en una carpeta en custodia, donde solo tendrán acceso los Líderes de cada Proceso, Gestión de Riesgos, gerencia general y el oficial de cumplimiento.

·        Los órganos de control de Grupo Mayorista S.A.S, se comprometen a evaluar el SAGRILAFT de acuerdo con los estándares aplicables.

·        Semestralmente por lo menos o cuando sea necesario, el oficial de cumplimiento realizará un seguimiento a la funcionalidad del SAGRILAFT, con el fin de detectar sus deficiencias, y proceder a su corrección.

·        Está a cargo del oficial de cumplimiento promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT, cuando las circunstancias lo requieran y por lo menos una vez cada año. Para ello deberá presentar a la Junta directiva o al máximo órgano social, las propuestas y justificaciones de los correctivos y actualizaciones sugeridas al SAGRILAFT.

·        Los empleados de Grupo Mayorista S.A.S, serán capacitados por lo menos, anualmente en SAGRILAFT. Los empleados nuevos y los terceros vinculados a Grupo Mayorista S.A.S, recibirán                         esta capacitación de acuerdo a las modalidades adoptadas por la empresa.

·        La gerencia general, los gerentes de procesos, los órganos de control y las demás personas que presten sus servicios a Grupo Mayorista S.A deben asegurar el cumplimiento de las normas internas y/o externas relacionadas con el SAGRILAFT.

·        Las personas naturales que aspiren a desempeñar un cargo en Grupo Mayorista S.A.S, deberán cumplir con el suministro de los requisitos dispuestos en los reglamentos internos a fin de poder contar con la información que permita a Grupo Mayorista S.A.S, verificar sus antecedentes. Por lo menos anualmente  la Empresa debe realizar actualización de estos datos.

·        El Representante Legal será el responsable de certificar cuando se requiera ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en la norma.

·        De acuerdo con el cargo y responsabilidades asignadas al empleado, Grupo Mayorista S.A.S, adelantará análisis para detectar comportamientos inusuales en cualquier persona que labore en la compañía, a fin  de tomar las medidas que resulten pertinentes.

·        El SAGRILAFT contará con políticas, procedimientos, manual, estructura organizacional, matriz de riesgos, órgano de control y divulgación de información.